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  1. [30]機密情報の定義と管理する際の注意点

[30]機密情報の定義と管理する際の注意点

掲載日:2015/27

掲載日:2015/27

企業で管理している重要な情報には、個人情報以外に、機密情報があります。機密情報も企業にとっては保護しなければいけない情報ですから、情報漏洩を防止するよう最善を尽くすべきでしょう。ここでは、機密情報とはそもそもどういったものなのか、機密情報を管理する上での注意点などについて説明します。

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企業の保有している情報の中には、機密情報と呼ばれるものがあります。機密情報とは、企業秘密とも呼ばれる企業にとって重大な秘密情報のことで、特定の企業を識別できる情報です。具体的には、在庫情報、企画書、顧客情報、給与情報、人事異動に関する情報、研究報告書、仕入先リスト、マニュアル、営業計画書、設計した図面などが、、機密情報に該当します。

機密情報は、書面やデータなどの有形資料だけではありません。形になっていない無形資料も、機密情報として保護されるものがあります。たとえば

、会社の秘密情報を口頭で聞かされた場合に、誰かに勝手に話してしはいけません。もし外部に漏らすようなことがあれば、情報漏洩の責任を問われることになります。

機密情報管理で注意すべきこと

企業においては、機密情報も個人情報と同様に、高いセキュリティ意識を持って管理する必要があります。機密情報かどうか誰が見ても明らかになっていなければ、情報漏洩のリスクは高まります。機密情報であることを明確にするために、「秘」などのスタンプを用いてほかの情報と区別する工夫も必要です。

機密情報が書かれた書類を誰でもアクセスできるところに保管していれば、

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、勝手に改ざんされてしまったり書類そのものが紛失したりするおそれがあります。特に重要な情報は鍵付きの場所にしまっておき、閲覧にも制限を加えるべきでしょう。

また、機密情報が書かれた書類は、廃棄するときにも注意が必要です。書類をそのままゴミ箱に捨ててしまえば、情報漏洩の危険性が生じます。書類を廃棄する際にはシュレッダーを使い、中身がわからないように細断してから処分することが大切です。

機密情報を守るために従業員教育の徹底を

機密情報の漏洩を防ぐためには、従業員の意識を高めることも必須です。近年は、従業員がSNSで会社の機密情報を発信してしまい、大きなトラブルになるというケースも増えています。従業員が機密情報の重要性を認識していなければ、このようなトラブルが起こってしまう恐れは高いでしょう。

機密情報の漏洩を防止するためには、会社全体での組織的な取り組みが欠かせません。従業員の意識向上のため、入社時だけでなく、定期的に情報セキュリティに関する研修を行いましょう。入社時に従業員に秘密保持誓約書を提出させることも有効です。情報の重要度に応じてアクセスに制限をかけるなどの対策も万全にし、情報資産を守るようにしましょう。

企業にとって機密情報は、大切な財産です。情報漏洩してしまえば大きな損失になりますから、セキュリティ対策はしっかりと行わなければいけません。情報セキュリティ対策の責任者や担当者を明確にし、機密情報をしっかり管理できる体制を用意しておきましょう。

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